Rittenregistratie: wat moet erin?

Kort: schrijf per rit de datum, de kilometerstand bij vertrek en aankomst, de adressen en zakelijk of privé op, en houd het bij terwijl je rijdt. Met een auto van de zaak bewijs je zo dat je niet meer dan 500 km per jaar privé rijdt. Met je eigen auto laat je zien hoeveel zakelijke kilometers je mag aftrekken of vergoed krijgt.

Wie heeft er een nodig?

Een rittenregistratie is een lijst van al je ritten met de auto. Je hebt er een nodig als je een van deze dingen wilt laten zien:

• Auto van de zaak, zonder bijtelling. Je rijdt niet meer dan 500 km per jaar privé. Dat geldt voor werknemers en voor ondernemers met een auto in hun onderneming.¹²
• Ondernemer of zzp'er met je eigen auto. Je trekt per zakelijke kilometer een vast bedrag af van je winst.⁴
• Werknemer met een kilometervergoeding. Je werkgever vergoedt je zakelijke kilometers en woon-werk.⁵
• Ondernemer met btw en een auto van de zaak. Aan het eind van het jaar corrigeer je de btw voor privégebruik.⁶

Wat moet erin?

De Belastingdienst noemt deze gegevens.¹ Eerst een keer per auto:

1. Het merk
2. Het type
3. Het kenteken
4. De periode dat je de auto hadKreeg je hem dit jaar, of gaat hij weg? Dan telt die periode.

En dan per rit:

1. De datum
2. De kilometerstand bij vertrek en aankomstDe beginstand is de eindstand van de rit ervoor.
3. Het vertrekadres en het aankomstadres
4. Zakelijk of privé
5. Privé omrijkilometersReed je tijdens een zakelijke rit ook een stukje privé? Dan die kilometers.
6. De route, als die afwijktAlleen als je niet de gebruikelijke route reed.

Ga je ergens heen en weer terug? Schrijf dan twee ritten op: heen en terug. Het doel van een zakelijke rit staat niet in de lijst van de Belastingdienst. Toch is het slim om de klant of het doel erbij te zetten. Dan kun je later laten zien waarom een rit zakelijk was.

Auto van de zaak: 500 km

Rijd je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 km privé in een auto van de zaak, dan heb je geen bijtelling. Dat moet je wel kunnen aantonen. Kun je dat niet, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je meer dan 500 km privé reed.²³

• Woon-werk telt hier als zakelijk. De kilometers tussen je huis en je werk tellen niet mee voor de 500 km.²
• Had je de auto een deel van het jaar? Dan reken je om naar een heel jaar. Het voorbeeld van de Belastingdienst: wie in 5 maanden 100 km privé reed, zit op 12/5 × 100 = 240 km op jaarbasis.³ Andersom: had je de auto een half jaar, dan mag je in die tijd ongeveer 250 km privé rijden.
• Werknemer? Vraag een Verklaring geen privégebruik auto aan. Dan telt je werkgever niets bij je loon. Ga je toch over de grens, dan trek je de verklaring meteen in. Je werkgever telt vanaf dan bij, en over de maanden ervoor kan een naheffing komen.³
• Ondernemer met de auto in je onderneming? Jij kunt die verklaring niet aanvragen. Voldoet je registratie niet, of hield je er geen bij, dan verreken je de bijtelling met de autokosten van je onderneming.¹
• Bestelauto? Daarvoor bestaan aparte regels, zoals de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Dan mag je helemaal niet privé rijden.⁹

Eigen auto als ondernemer

Rijd je als ondernemer of zzp'er zakelijk met je eigen auto? Dan mag je per zakelijke kilometer een vast bedrag van je winst aftrekken.⁴

6.000 zakelijke km × € 0,25 = € 1.500 aftrek in 2026

• Woon-werk telt voor de inkomstenbelasting als zakelijk.⁴
• Alles zit in dat bedrag. Benzine, verzekering, tol en parkeren trek je niet ook nog apart af.⁴
• Het bedrag van € 0,25 voor 2026 staat in een beleidsbesluit. Het komt later in de wet, en het geldt over heel 2026.¹¹
• Laat zien hoeveel je reed. Een rittenregistratie is de makkelijkste manier om je zakelijke kilometers te onderbouwen.

Werknemer met vergoeding

Rijd je als werknemer met je eigen auto voor je werk? Dan mag je werkgever je in 2026 tot € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden, voor zakelijke ritten en woon-werk. In 2025 was dat € 0,23.⁵

• Je werkgever is niet verplicht om dat bedrag te betalen. Het is een afspraak tussen jullie.
• Krijg je meer dan het onbelaste bedrag, dan is het meerdere loon waarover belasting gaat.
• Je werkgever bepaalt hoe je declareert. Vaak per rit de datum, van waar naar waar en het aantal kilometers.

De btw

Heb je als ondernemer btw afgetrokken op een auto van de zaak? Dan corrigeer je in de laatste btw-aangifte van het jaar de btw voor privégebruik. Voor de btw is woon-werk privé.⁶ Met een kilometeradministratie reken je met de echte verhouding tussen privé en zakelijk. Zonder rekent de Belastingdienst met een vast percentage van de catalogusprijs.

Hoe telt een rit?

Dezelfde rit telt niet overal hetzelfde. Dit is het overzicht:

Waar het vaak misgaat

Volgens de Belastingdienst zijn rittenregistraties in de praktijk vaak onvolledig, achteraf opgesteld of niet sluitend. Bij 17% van de correcties in de inkomstenbelasting in een steekproef over 2022 en 2023 ging het om privégebruik van de auto.¹⁰ Zo voorkom je dat:

• Schrijf het op als het gebeurt. Een lijst die je later uit je hoofd maakt, is zwak bewijs.
• Houd de kilometerstand sluitend. De eindstand van de ene rit is de beginstand van de volgende. Een gat zonder uitleg valt op.
• Zet ook de zakelijke ritten erin. Alleen je privéritten opschrijven is niet genoeg.
• Vergeet het omrijden niet. Even langs de supermarkt op weg terug van een klant? Dat zijn privé omrijkilometers.
• Kijk tijdens het jaar. Niet pas in december. Dan zie je op tijd of je de 500 km nadert.

Het keurmerk

Gebruik je een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat je registratie sluitend is. Ze kunnen nog steeds controleren of een rit zakelijk of privé was.⁷ Ritvast heeft dat keurmerk niet. Een registratie zonder keurmerk mag gewoon. Je laat dan zelf zien dat hij klopt, met je ritten en je kilometerstanden.

Hoe lang bewaren?

Ondernemers bewaren hun administratie 7 jaar, en je rittenregistratie hoort daarbij.⁸ Bewaar dus elk jaar een PDF van je registratie, ook als je werknemer bent.

Zo helpt Ritvast

Ritvast legt het meeste vanzelf vast terwijl je rijdt. Jij kiest zakelijk of privé, en vult het omrijden of een andere route in als dat zo is.

• De auto: kenteken erin, merk en type uit de open gegevens van de RDW, en de datum dat je hem kreeg.
• De kilometerstand sluit altijd. Een gat moet je uitleggen, anders telt het als privé.
• Elke wijziging blijft zichtbaar in de PDF.
• De 500 km-grens, het bedrag per km en de privékilometers voor de btw staan in het overzicht.

Ritvast helpt je dit bij te houden. Of jouw registratie voldoet, beoordeel je zelf of met je boekhouder.

Bronnen

Alle bronnen gecontroleerd op 21 oktober 2026.

1. Belastingdienst, Rittenregistratie (ondernemers)Wat er per auto en per rit in moet, en wat er gebeurt zonder registratie die voldoet.
2. Belastingdienst, Ik ben werknemer en rijd privé in een auto van de zaakWoon-werk is zakelijk, en de grens van 500 km op kalenderjaarbasis.
3. Belastingdienst, U gaat met een (bestel)auto van uw werkgever naar uw werkVerklaring geen privégebruik auto, en omrekenen als je de auto een deel van het jaar had.
4. Belastingdienst, Zakelijk gebruik privévervoermiddel€ 0,25 per zakelijke km, € 0,23 in 2024 en 2025, woon-werk is zakelijk.
5. Belastingdienst, Verhoging onbelaste kilometervergoeding€ 0,25 per km onbelast vanaf 1 januari 2026.
6. Belastingdienst, Btw en privégebruik auto van de zaak: woon-werkverkeerVoor de btw is woon-werk privé.
7. Belastingdienst, Keurmerk RitRegistratieSystemenWat het keurmerk betekent.
8. Belastingdienst, Hoelang moet u gegevens bewaren?De bewaarplicht van 7 jaar.
9. Belastingdienst, Uitsluitend zakelijk gebruik bestelautoDe aparte regels voor een bestelauto.
10. Accountancy Vanmorgen, 7 juli 2026Waar het volgens de Belastingdienst vaak misgaat.
11. SRA, 26 mei 2026€ 0,25 staat in een beleidsbesluit, de wet volgt. Geldt ook voor ondernemers in de inkomstenbelasting.